Работайте с Excel с помощью 9 простых советов

Без сомнения, электронные таблицы Excel — это один из самых продвинутых инструментов для работы с необработанными данными — и один из самых страшных. Приложение выглядит сложным, слишком продвинутым и похоже на то, что может занять несколько часов, чтобы разобраться.

Есть ли способ сделать Microsoft Excel менее страшным и пугающим? Да.

Изучив несколько трюков с электронными таблицами, вы сможете опустить Excel на свой уровень и начать смотреть на приложение в другом свете. Мы собрали некоторые из самых простых, но эффективных советов по работе с электронными таблицами MS Excel, которые вы можете начать использовать со своими данными.

Используйте MS Excel Format Painter

Для начала ознакомьтесь с форматированием ячеек электронной таблицы. Визуально организованная электронная таблица высоко ценится другими, поскольку она может помочь им легко следить за вашими данными и вычислениями. Чтобы быстро применить форматирование к сотням ячеек, используйте Format Painter:

  1. Выберите ячейку с форматированием, которое вы хотите воспроизвести.
  2. Перейдите в главное меню и нажмите «Формат по образцу». Excel отобразит кисть рядом с курсором.

3.  Пока эта кисть видна, нажмите, чтобы применить все атрибуты из этой ячейки к любой другой.

Чтобы отформатировать диапазон ячеек, дважды щелкните по мастеру форматирования на шаге 1. Это сохранит активным форматирование на неопределенный срок. Используйте кнопку ESC, чтобы деактивировать его, когда закончите.

Это интересно:  Что за программа Unity Web Player способ установки, удаление, описание работы расширения

Выберите все столбцы или строки электронной таблицы

Еще один быстрый совет — используйте кнопки CTRL и SHIFT , чтобы выбрать целые строки и столбцы.

  1. Нажмите на первую ячейку последовательности данных, которую вы хотите выбрать.
  2. Удерживая  CTRL+SHIFT
  3. Затем используйте клавиши со стрелками, чтобы получить все данные выше, ниже или рядом с ячейкой, в которой вы находитесь.

Вы также можете использовать CTRL + SHIFT + *    , чтобы выбрать весь набор данных.

Правильно импортируйте данные в Excel

Преимущество использования Excel заключается в том, что вы можете комбинировать различные типы данных из всех видов источников. Хитрость заключается в правильном импорте этих данных, чтобы вы могли создавать из них раскрывающиеся списки Excel или сводные таблицы.

Не копируйте сложные наборы данных. Вместо этого используйте параметры из параметра «Получить внешние данные» на вкладке «Данные» . Существуют определенные варианты для разных источников. Поэтому используйте соответствующий вариант для ваших данных:

Введите одни и те же данные в несколько ячеек

В какой-то момент вам может понадобиться ввести одни и те же данные в несколько разных ячеек. Вашим естественным инстинктом было бы копировать-вставлять снова и снова. Но есть более быстрый способ:

  1. Выберите все ячейки, в которые вам нужно ввести одни и те же данные (используйте CTRL + щелчок, чтобы выбрать отдельные ячейки, разбросанные по рабочему листу)
  2. В самой последней выбранной ячейке введите свои данные
  3. Используйте CTRL+ВВОД.  Данные будут заполнены для каждой выбранной вами ячейки.

Отображение формул электронной таблицы Excel

Прыгать в электронную таблицу, созданную кем-то другим? Не волнуйся. Вы можете легко сориентироваться и узнать, какие формулы использовались. Для этого используйте кнопку Показать формулы . Или вы можете использовать CTRL + `   на клавиатуре. Это даст вам представление обо всех формулах, используемых в рабочей книге.

Заморозить строки и столбцы Excel

Это мой личный фаворит, когда дело доходит до просмотра длинных электронных таблиц. Как только вы прокручиваете первые 20 строк, первая строка с метками столбцов раздражающе исчезает из поля зрения, и вы начинаете терять представление о том, как были организованы данные.

Чтобы они оставались видимыми, используйте функцию «Заморозить области» в меню «Вид» . Вы можете закрепить верхнюю строку или, если у вас есть электронная таблица с большим количеством столбцов, вы можете закрепить первый столбец.

Мгновенно вводите шаблоны данных

Одной из замечательных функций Excel является то, что он может автоматически распознавать шаблоны данных. Но что еще лучше, так это то, что Excel позволит вам вводить эти шаблоны данных в другие ячейки.

  1. Просто введите свою информацию в две ячейки, чтобы установить шаблон.
  2. Выделите ячейки. В правом нижнем углу последней ячейки будет небольшой квадрат.
  3. Наведите курсор на этот квадрат, пока он не станет черным крестом.
  4. Затем щелкните и перетащите его мышью вниз, чтобы заполнить ячейки в столбце.

Скрыть строки и столбцы электронной таблицы

В некоторых случаях у вас может быть информация в строках или столбцах, предназначенная только для вас и ни для кого больше. Изолируйте эти ячейки от вашей рабочей зоны (и посторонних глаз), спрятав их:

  1. Выберите первый столбец или строку в диапазоне, который вы хотите скрыть.
  2. Перейдите в «Формат»в главном меню.
  3. Выберите «Скрыть и показать»> «Скрыть строки»или «Скрыть столбцы» .

Чтобы отобразить их, нажмите на первую строку или столбец, которые появляются непосредственно перед и после скрытого диапазона. Повторите шаги 2 и 3, но выберите «Показать строки» или «Показать столбцы».

Скопируйте формулы или данные между рабочими листами

Еще один полезный совет — как копировать формулы и данные на отдельный лист. Это удобно, когда вы имеете дело с данными, разбросанными по разным листам и требующим повторяющихся вычислений.

  1. Когда рабочий лист, содержащий формулу или данные, которые вы хотите скопировать, открыт, нажмите CTRL + щелкните вкладку рабочего листа, на который вы хотите его скопировать.
  2. Нажмите или перейдите к ячейке с нужной формулой или данными (на открывшемся листе).
  3. Нажмите F2, чтобы активировать ячейку.
  4. Нажмите Ввод. Это повторно введет формулу или данные, а также введет их в ту же соответствующую ячейку на другом выбранном листе.

Эти общие советы не превратят вас в гуру Excel за одну ночь. Но они могут помочь вам сделать первый шаг к тому, чтобы стать одним из них! Вы опытный пользователь Excel? Какие из ваших трюков с электронными таблицами вы бы добавили?

 

Оцените статью
IT Портал
Добавить комментарий